Incassobureaus en deurwaarders berekenen vaak tal van kosten door aan de wanbetaler waaronder de administratiekosten. De administratiekosten moeten betaald worden aan het incassobureau, want als er op tijd betaald was dan had de schuldeiser deze kosten niet hoeven maken.
Administratiekosten zijn kosten voor het verzenden van een aanmaning door de schuldeiser zelf. In de algemene voorwaarden moeten dan wel zijn opgenomen opgenomen dat u administratiekosten verschuldigd bent als gevolg van een herinnering of aanmaning.
De administratiekosten worden geacht onderdeel uit te maken van de buitengerechtelijke kosten. Het incassobureau of de deurwaarder kan geen buitengerechtelijke kosten bij u in rekening brengen bovenop deze administratiekosten. Ontvangt u een aanmaning waarin beide posten zijn opgenomen, dan hoeft u de administratiekosten dus niet te voldoen.
Buitengerechtelijke kosten zijn kosten die redelijkerwijs gemaakt mogen worden werkzaamheden die tot doel hebben om betaling af te dwingen vóór het starten van een gerechtelijke procedure. Het kan dan gaan om werkzaamheden van de schuldeiser zelf, of die van incassobureau of deurwaarder.
De buitengerechtelijke kosten kunnen door een rechter gematigd worden of ze nu overeengekomen zijn of niet. De rechter ging daarbij uit van een richtlijn die bekend staat onder de naam Rapport Voorwerk II. Maar vanaf 1 juli 2012 2012 is dat veranderd omdat toen de wet normering incassokosten is ingegaan.
Op 13 maart 2012 is de Normering buitengerechtelijke incassokosten door de eerste kamer behandeld. Over de eerste € 2500 van de vordering mag de vergoeding voor de incassokosten maximaal 15% van de hoofdsom bedragen. Daarbij geldt ook een minimumbedrag voor de vergoeding van incassokosten van €40.