De 11 stappen van effectief debiteurenbeheer

Veel ondernemers besteden nauwelijks tot geen aandacht aan debiteurenbeheer. En dat terwijl de consequente opvolging van uw debiteuren voor een belangrijk deel de inbaarheid en de hoogte van het debiteurensaldo bepaald. Voorkom onnodige afschrijvingen op uw debiteurenportefeuille en een te hoog beslag op uw werkkapitaal. Actief debiteurenbeheer loont! Hierna staan de verschillende stappen van actief debiteurenbeheer uitgelicht.

1. Goede algemene voorwaarden
Het is niet verplicht algemene voorwaarden te hanteren, maar ze bieden wel enige bescherming in de contacten met opdrachtgevers. Algemene voorwaarden helpen conflicten te voorkomen, omdat de wederzijdse rechten en verplichtingen zo volledig en duidelijk mogelijk worden vastgelegd.

Vermeld in de voorwaarden altijd eigendomsvoorbehoud. Vermeld ook de contractuele rente bij wanbetaling, bijvoorbeeld 15% per jaar. Vermeld tevens de buitengerechtelijke incassokosten en eventuele administratiekosten en geef duidelijk aan dat deze voor rekening van de opdrachtgever zijn. Bewijs dat deze overhandigd zijn door ze altijd als bijlage mee te sturen, te laten tekenen voor ontvangst of ze op de achterzijde van de overeenkomst mee te drukken en daarnaar te verwijzen. Geef aan binnen welke termijn klachten kunnen worden gemeld en een eventuele betwisting in behandeling wordt genomen. Door de algemene voorwaarden te deponeren bij de KVK zijn ze altijd publiekelijk opvraagbaar en kan daarover geen geschil ontstaan.

2. Duidelijke offerte of overeenkomst
Een overeenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden aangegaan. Om misverstanden te voorkomen wordt aangeraden de overeenkomst schriftelijk aan te gaan of op zijn minst schriftelijk te bevestigen. Controleer bij het aangaan van de overeenkomst met wie u precies zaken doet en of de persoon die u opdracht geeft wel handels bevoegd is.

Geef duidelijk aan of en in hoeverre sprake is van afwijkende voorwaarden. Een overeenkomst kan nietig worden verklaard wanneer sprake is van onredelijkheid of onbillijkheid. Indien sprake is van levering, zorg voor een handtekening voor ontvangst.

3. Overzichtelijke factuur
Zorg voor een herkenbare factuur met uw bedrijfslogo en vermijd elke standaardlay-out. Het totaalbedrag inclusief BTW moet in eenoogopslag af te lezen zijn. Geef duidelijk aan op welke datum het bedrag ontvangen moet zijn. Verwijs naar een offerte of overeenkomst en omschrijf het geleverde zo duidelijk als mogelijk. Voorkom daarbij het gebruik van vakjargon of slechts artikelnummers. Geef nogmaals aan binnen welke termijn een klant bezwaar kan maken. Beschrijf zo gedetailleerd als mogelijk medewerkers, werkzaamheden en tijden en data waarop deze hebben plaatsgevonden.

4. Betalingsherinnering
Controleer eerst de adresgegevens van uw debiteur. Stuur uw klant vervolgens een eenvoudige betalingsherinnering waarin u verzoekt het factuurbedrag inclusief BTW binnen 14 dagen over te maken. Eventueel kunt u alvast vermelden dat bij uitblijven van de betaling rente- en administratiekosten in rekening worden gebracht.

5. Aanmaning
Stuur de aanmaning direct na de afloop van de termijn die in de betalingsherinnering is vermeld. Vermeld daarbij nooit 1e, 2e of 3e aanmaning. Uw debiteur kan dan verwachten dat er nog meerdere aanmaningen zullen volgen. Geef de debiteur nog maar 10 dagen de tijd om te betalen en verhoog de openstaande factuur met rente- en administratiekosten. Het is verstandig op dit moment werkzaamheden en leveringen stop te zetten.

6. Bel de debiteur op
Sommige debiteuren betalen pas wanneer zij gebeld worden. U confronteert uw klant met de achterstand en dat zet de meesten aan tot snelle betaling. Smoezen en excuses volgen weldra, maar laat u niet verleiden tot vage toezeggingen. Spreek een exacte datum af waarop het bedrag op uw rekening staat. Merkt u dat uw debiteur betalingsmoeilijkheden heeft, spreek dan een betalingsregeling af waaruit het commitment op korte termijn blijkt.

7. Stuur een ingebrekestelling
Als de klant nog niet betaalt, stuurt u dan een ingebrekestelling. Vermeld daarin dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau, als de betaling niet binnen 5 dagen is ontvangen. Vermeld daarin dat de incassokosten en alle overige buitengerechtelijke incassokosten snel kunnen oplopen en voor rekening zijn van uw debiteur.

8. Start een incassoprocedure
Na aflopen van de termijn die is vermeld in de ingebrekestelling, geeft u de vordering direct uit handen aan een incassobureau. Alle contacten verlopen nu in via het incassobureau. U kunt de vordering niet zomaar intrekken of bij meerdere bureaus indienen. Let daarom op de controleerbaarheid, transparantie en voortvarendheid van uw bureau en minder op de kosten. De incassokosten zijn voor rekening van uw debiteur hoe klein het bedrag ook is. Stop de procedure niet wanneer alleen de hoofdsom is ontvangen en niet de incassokosten. U bent dat namelijk met uw debiteur overeengekomen en u hebt uw debiteur daarop gewezen. Waarom zou u dan moeten opdraaien voor het nalatige gedrag van uw debiteur?

9. Controle kredietwaardigheid/verhaalsonderzoek
Bij uitblijven van de betaling is het verstandig de kredietwaardigheid van uw debiteur uit te laten zoeken. Bij natuurlijke rechtspersonen kunt u een verhaalsonderzoek laten uitvoeren. Deze kredietinformatie is bij verschillende daarin gespecialiseerde bedrijven opvraagbaar en meestal door uw incassobureau op te vragen. Indien blijkt dat er sprake is van een risico op faillissement of anderszins, voer de druk dan nog meer op. In de praktijk blijkt namelijk dat degene die het hardste roept vaak het snelst krijgt uitbetaald.

10. Start een gerechtelijke procedure
Vraag uw incassobureau om advies of een gerechtelijke procedure moet worden ingezet. Controleer daarbij of de vordering met al of geen succes zou kunnen worden betwist en of uw debiteur tot betaling in staat is. Aan het opstarten van een gerechtelijke procedure zijn extra kosten verbonden en meestal vragen incassobureaus, advocaten of gerechtsdeurwaarders om voorschotnota’s. Als u in het gelijk wordt gesteld kunt u deze kosten op uw debiteur verhalen.

11. Laat beslag leggen
Zodra de rechter uitspraak heeft gedaan is helaas de race nog steeds niet gelopen. Uw debiteur kan het vonnis naast zich neerleggen. U kunt dan beslag laten leggen op de inboedel, bank- en girorekeningen, aandelen of het loon van uw debiteur.