Past u de nieuwe regels incassokosten al toe?

Sinds vorig jaar 1 juli 2012 gelden er nieuwe regels voor de incassokosten en de procedure die u moet volgen. Veel bedrijven zijn daar mee nog niet bekend en houden zich ook niet aan deze regels.

Welke incassokosten mag u berekenen?

Als minimum mag u altijd 40 euro incassokosten berekenen. Voor het overige geldt de volgende staffel:

• – Tot 2.500 euro 15%  incassokosten;
• – Van 2500 – 5000 euro 10% aan incassokosten
• – Van 5.000 – 10.000 euro   5%  incassokosten
• – Van 10.000- 190.000 euro maximaal 1% aan incassokosten
• – Boven de 200.000 euro 0,5%  incassokosten

Wanneer kan u de incassokosten doorberekenen?

U mag incassokosten berekenen aan uw klanten als:

• – uw klant te laat is met betalen;
• – u  de klant schriftelijk hebt herinnerd;
• – de klanten 14 dagen na de herinnering nog steeds niet heeft betaald.

Mag alleen een incassobureau deze kosten doorberekenen?

U mag zelf ook deze kosten berekenen zonder dat u een incassobureau inschakelt. Als u later toch een incassobureau inschakelt mag u deze kosten maar 1 keer berekenen. Het incassobureau mag geen extra incassokosten berekenen zoals aanmaningskosten, herinneringskosten, administratiekosten of bureaukosten. Deze kosten komen voor uw rekening, tenzij u dat anders afspreekt met uw incassobureau.

Mag ik andere afspraken maken over de incassokosten?

Ja, dat mag alleen als u zaken doet met bedrijven. Als u geen aparte afspraken maakt, gelden de wettelijke incassokosten. Bedrijven onderling mogen overeenkomen af te wijken van deze wettelijke regeling. U mag dus zowel een lagere als een hogere vergoeding overeenkomen met uw klanten, mits deze bedrijven zijn. Let er dan wel op dat deze bepaling niet onredelijk bezwarend is.

Debiteurenbeheer verandert snel

Debiteurenbeheer is de afgelopen jaren flink veranderd en dat wordt veroorzaakt door de aanhoudende kredietcrisis. Vanaf einde 2008 financieren banken niet zomaar meer de debiteurenportefeuille, sterker nog deze faciliteit wordt bij veel bedrijven ingetrokken. Nog steeds is het ondernemersklimaat niet veranderd. Dat heeft dan ook direct als gevolg dat het betalingsgedrag ook sterk is veranderd. Veel meer dan vroeger begint debiteurenbeheer al bij het afsluiten van het contract.

Debiteurencheck

Het is natuurlijk verleidelijk om elke klant te accepteren, want omzet is omzet in deze tijd. Echter juist nu is het belangrijk elke nieuwe klant te screenen op betalingsgedrag. Voordat je nieuwe klanten een kredietruimte verleend, is het verstandig om deze enige tijd vooruit te laten betalen om zo zijn betrouwbaarheid te kunnen monitoren. Voorzichtigheid is troef, al is de omzet nog zo welkom.

Korte betalingstermijn

Zorg ervoor dat je een korte betalingstermijn afspreekt met je klant en geef ook aan dat er consequenties aan verbonden zijn om het moment dat hij niet betaalt. Consequenties kunnen zijn vervallen van de betalingskorting, extra incassokosten, stopzetten van de leveringen, enzovoort. Het moet de klant duidelijk zijn dat het je menens is. Jouw bedrijf is geen bank, en jij hebt gewoon recht op je geld.

Werkkapitaal belangrijker dan ooit

Op deze website van IncassoJusititia kan je berekenen wat het jou aan liquiditeit kost als klanten langzamer betalen. Als klanten bijvoorbeeld een gemiddelde betalingstermijn hanteren van 60 dagen en deze laat je ongemerkt oplopen tot 30 dagen, dan kost dat je dus 1 maand omzet. Dat gaat regelrecht van je bankrekening af.

Strak debiteurenbeheer noodzakelijk

Debiteurenbeheer mag niet langer het ondergeschoven kindje zijn van de bedrijfsvoering. Bedrijven zijn te druk geweest met het tevredenstellen van de klant terwijl niet werd gecontroleerd of er wel betaald is. Investeringen in klantenservice zijn ten koste gegaan van investeringen in debiteurenbeheer. Dat is nu wel anders. Steeds meer bedrijven schakelen professionele bedrijven in voor debiteurenbeheer.